İçinde buluduğumuz yüzyılda bilişim çağı, işletmeleri fiziksel varlıklardan ziyade maddi olmayan bilgi ürünü varlıklara sahip olmaya yöneltmektedir. Bu yönelim, müşteri hizmet talebinin, toplam talep içerisindeki miktarının fazlalaşması ve üretim faktörleri içerisinde bilginin önemli hale gelmesi gibi sonuçları ortaya çıkarmıştır. Global dünyanın ortaya koyduğu bu hızlı değişim, işletmelerin geleceğe dönük stratejiler geliştirmek zorunda olan yönetimine, yaşanan değişimi takip ederek, alınması gereken kararları yerinde ve zamanında alma zorunluluğunu getirmektedir. Bu yüzden işletme yönetiminin kararlarında ihtiyaç duyduğu bilgilerin sağlanması gerekmektedir. Bu süreçte bilişim teknolojilerinin işletmelerin faaliyetlerinde daha etkin ve verimli olarak iş süreçlerini gündeme getirmesi, başarı için gerekli olan yeni rekabetçi stratejilerin oluşturulmasını bir gereklilik olarak ortaya çıkarmaktadır. Çok yakın bir gelecekte bilişim teknolojilerinin getirdiği yüksek potansiyeli kullanamayan ve stratejilerini bu doğrultuda geliştiremeyen işletmelerin rekabet avantajlarını bunu yapma imkan ve vizyonu olan işletmelere kaptıracakları ileri sürülebilecektir[1].

Etkin bir işletme yönetiminde en önemli öğelerden biri olan bilginin bir işletmenin oluşumu için gereken teşebbüs, sermaye ve işgücünün yanında beşinci temel öğe olduğu inkar edilemez bir olgudur. Günümüzün dinamik ve belirsizliğin yüksek olduğu ekonomik koşulları içinde, varlığını önceden belirlediği amaçlar doğrultusunda sürdürmek isteyen her işletmede, gerek işletmenin kendi bünyesinden gerekse de işletme dışından gelen çeşitli bilgilerin temel işletme fonksiyonlarının başarıyla yerine getirilmesinde en önemli araç ve kaynak olduğu açıktır. Gerek çevresinden gelen ve gerekse de kendi içindeki değişimleri fark edemeyen ve bunları etkin bir şekilde yönetemeyen sistemlerin varlıklarının sürdüremeyeceğinin örneklerini her alanda görmek mümkündür[2].

Ekonomik ortamdaki rekabetin durağan olduğu 60’lı ve 70’li yılların yerini günümüzde artan bir belirsizlik almıştır. Ürün yaşam eğrileri kısalmakta, müşteriler tercihlerini daha hızlı değiştirmekte ve rekabet daha acımasız hale gelmektedir. Bu gelişmelerin arkasında yatan temel dürtüler ekonomik faaliyetlerin artan şekilde küreselleşmesi ve hızla gelişen modern bilgi teknolojileridir[3]. Artan ürün çeşitliliği, teknolojik buluşların hızla artması, işletmelerin işletme içi ve işletmeler arası süreçleri ayarlamalarında ve yönetmelerinde varolan karmaşıklığın çoğalmasına katkıda bulunmuştur[4].

Karar verme süreçlerinin hızı, insan yaşamının iş, sağlık, sanayi, askeriye gibi farklı alanlarında önemli bir etkendir. Karar vermekten sorumlu kişiler mevcut bilgileri kullanarak karar verdiklerinden ihtiyaç duyulan bilginin zamanında ulaştırılması bilgi yönetimi sistemleri için önem arz etmektedir[5].

Bilginin Tanımı

Bilgi yönetimine ilişkin bir çok kaynak, bilgi yönetimini tanımlamadan önce “bilgi” (knowledge) kavramı üzerinde durmaktadır. Bilgi yönetimi ile ilgili literatür bilgiyi kavramsal olarak açıklarken, öncelikle bilginin örgütsel boyutu hakkında durmaktadır. Bilgi yönetimine göre bilgi, öncelikle bireysel boyutta oluşmakta ve daha sonra çeşitli bilgi süreçlerinden geçerek örgütsel boyuta yayılmaktadır. Bu açıdan bakıldığında bilgi, “her türlü örgütsel faaliyetin,davranışın en temel girdisi” şeklinde tanımlanabilir. Örgütsel faaliyetlerden kasıt, verimlilik amacıyla gerek birimler gerekse örgüt çevresinde yürütülen çeşitli faaliyetlerdir. Bu faaliyetler, örgütün çevresine ayak uydurmak için oluşturduğu, kullandığı bir strateji olabileceği gibi, örgütün verimliliğini arttırması için uygulayacağı taktik kararlar, politikalar da olabilir. Bilgi, bu tür örgütsel faaliyetlerin oluşmasını destekleyen, onlara imkan sağlayan, gerek örgüt-içi, gerekse örgütün bulunduğu çevrede cereyan eden her türlü dinamiklerin toplamından oluşmaktadır[6].

Bilgiyi “elektronik veya geleneksel ortamlara kaydedilmiş, saklanılmış, anlamlı ve iletilebilir veriler topluluğu” olarak tanımlayanlar da vardır. Bilginin bir veriler topluluğundan oluştuğunu ortaya koyan bu ifadeden de anlaşılacağı gibi bilginin “akıl” seviyesine gelmeden önce geçirdiği bir takım süreçler, aşamalar vardır. Bilgi hiyerarşisi olarak ta nitelendirilen bu aşamalar bu süreçleri açıklamaktadır[7].